Merci de visiter notre site web www.fleetastic.be !

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Nous vous souhaitons la bienvenue dans notre entreprise.

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La protection de vos données personnelles revêt pour nous une importance capitale. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et souhaitons vous assurer que vous pouvez nous confier vos données personnelles en toute sécurité. À ce titre, nous nous engageons à traiter les données personnelles de manière sécurisée et discrète. De plus, nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour éviter la perte, l'altération, l'accès par des personnes non autorisées et/ou tout autre traitement illicite de vos données personnelles.

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Nous souhaitons être transparents quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles et ce que nous en faisons. Cela est précisé plus en détail dans la présente politique de confidentialité.

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Qui sommes-nous ?

Fleetastic BV, dont le siège social est établi à Bergomselei 5, 2230 Herselt (Belgique) et enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises belge sous le numéro d'entreprise 1034.190.541 (RPM Anvers, section Anvers) (ci-après « Fleetastic », « nous » ou « notre »).

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Vous pouvez nous contacter via les coordonnées suivantes :

E-mail : hello@fleetastic.be

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Nous nous engageons à traiter vos données personnelles conformément aux dispositions légales applicables en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) (ci-après le « RGPD ») et la législation nationale d'application applicable.

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Quelques définitions

Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, le terme « données personnelles » désigne : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée »). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. En d'autres termes, toute information pouvant être utilisée pour identifier une personne. Ces éléments comprennent, par exemple, votre nom de famille, prénom, date de naissance, numéro de téléphone et adresse e-mail, ainsi que votre adresse IP.

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Le terme « traitement » est très large et couvre notamment la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la diffusion, la combinaison, l'archivage et la suppression de données.

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Entité responsable du traitement de vos données personnelles (« Responsable du traitement »)

Fleetastic est responsable du traitement de vos données personnelles.

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Nous sommes ce que le RGPD désigne comme le « responsable du traitement » de vos données personnelles. Concrètement, cela signifie que Fleetastic, éventuellement conjointement avec d'autres entités, détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles.

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Nous n'avons pas l'intention de collecter des données personnelles auprès de personnes âgées de moins de 16 ans. Ces mineurs ne sont pas autorisés à nous fournir des données personnelles ou une déclaration de consentement sans l'autorisation de la personne titulaire de l'autorité parentale.

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Quelles données personnelles traitons-nous, pourquoi, sur quelle base juridique et pendant combien de temps ?

Dans le tableau ci-dessous, vous pouvez lire :

• colonne 1 : quelles catégories de données personnelles nous traitons (les « catégories de données personnelles ») ;

• colonne 2 : pourquoi nous le faisons (les « finalités ») ;

• colonne 3 : sur quelle base juridique le traitement repose (la « base juridique ») et ;

• colonne 4 : pendant combien de temps nous traitons vos données personnelles (la « durée de conservation »).

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Toute activité de traitement impliquant vos données personnelles a lieu à une ou plusieurs fins spécifiques.

De plus, nous ne traitons vos données personnelles que sur la base d'une base juridique valide. La base juridique applicable, que vous pouvez trouver dans la colonne « base juridique », signifie ce qui suit :

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• Consentement: vous avez donné votre consentement au traitement de données personnelles à une ou plusieurs fins spécifiques ;

• Intérêt légitime: le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou que poursuit un tiers, à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles.

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Cookies

Nous utilisons également des cookies, principalement pour optimiser en permanence nos sites web pour leurs utilisateurs. Pour des informations plus spécifiques sur les cookies que nous utilisons, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies via cette page.

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Vos droits en matière de confidentialité

Pour vous donner plus de contrôle sur le traitement de vos données personnelles, vous disposez de divers droits. Ces droits sont établis dans le RGPD.

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Vous disposez des droits suivants :

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Le droit d'accès aux données personnelles que nous traitons vous concernant (article 15 RGPD) :

Vous avez le droit d'être informé par nous à tout moment si nous traitons ou non vos données personnelles. Si nous les traitons, vous avez le droit d'accéder à ces données personnelles et de recevoir des informations supplémentaires sur :

1. les finalités du traitement ;

2. les catégories de données personnelles concernées ;

3. les destinataires ou catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;

4. la durée de conservation ou, si cela n'est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;

5. l'existence de vos droits en matière de confidentialité ;

6. le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle ;

7. la source des données personnelles si nous obtenons des données personnelles d'un tiers ;

8. si nous utilisons une prise de décision automatisée à votre égard.

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Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos données personnelles (par exemple en raison d'obligations légales), nous vous informerons des raisons pour lesquelles cela n'est pas possible.

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Vous pouvez également obtenir gratuitement une copie, dans un format compréhensible, des données personnelles traitées. Veuillez noter que nous pouvons facturer des frais raisonnables pour couvrir nos coûts administratifs pour toute copie supplémentaire que vous pourriez demander.

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Le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles (« droit à l'oubli ») (article 17 RGPD) :

Dans certains cas, vous pouvez demander que nous effacions vos données personnelles. Veuillez également noter que votre droit à l'oubli n'est pas absolu. Nous sommes autorisés à continuer à conserver vos données personnelles si cela est nécessaire pour, entre autres, l'exécution du contrat, le respect d'une obligation légale, ou l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice. Nous vous en informerons plus en détail dans notre réponse à votre demande.

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Le droit de rectification (article 16 RGPD) :

Si vos données personnelles sont inexactes, obsolètes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de corriger ces inexactitudes ou informations incomplètes.

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Le droit à la portabilité des données (article 20 RGPD) :

Sous certaines conditions, vous avez également le droit de faire transférer par nous à un autre responsable du traitement les données personnelles que vous nous avez fournies pour l'exécution du contrat ou pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Dans la mesure où cela est techniquement possible, nous fournirons vos données personnelles directement au nouveau responsable du traitement.

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Le droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD) :

Si l'un des éléments suivants s'applique, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles :

1. vous contestez l'exactitude de ces données personnelles (dans ce cas, leur utilisation sera limitée pendant une période nous permettant de vérifier l'exactitude des données personnelles) ;

2. le traitement de vos données personnelles est illicite ;

3. nous n'avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, mais vous en avez besoin pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice ;

4. tant qu'aucune décision n'a été prise concernant l'exercice de votre droit d'opposition au traitement, vous pouvez demander que l'utilisation de vos données personnelles soit limitée.

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Le droit d'opposition (article 21 RGPD) :

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles en raison de votre situation particulière, si nous traitons vos données personnelles sur la base d'intérêts légitimes ou sur la base d'une mission d'intérêt public. Dans ce cas, nous cesserons le traitement de vos données personnelles, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres, ou si le traitement des données personnelles est lié à l'établissement, à l'exercice ou à la défense d'une action en justice.

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Le droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (article 22 RGPD) :

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé de données qui vous affecte de manière significative ou a des effets juridiques et qui est prise sans intervention humaine substantielle.

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Vous ne pouvez pas exercer ce droit dans les trois situations suivantes :

1. lorsque la prise de décision automatisée est légalement autorisée (par exemple pour prévenir la fraude fiscale) ;

2. lorsque la prise de décision automatisée est basée sur votre consentement explicite ; ou

3. lorsque la prise de décision automatisée est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat (remarque : nous nous efforçons toujours d'utiliser des méthodes moins intrusives pour la vie privée lors de la conclusion ou de l'exécution du contrat).

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Le droit de retirer votre consentement (article 7 RGPD) :

Si vos données personnelles sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sur simple demande.

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Le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle (article 77, paragraphe 1 RGPD) : Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données. Une liste des autorités de contrôle au sein de l'Union européenne est accessible via le lien hypertexte suivant : https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl.

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En Belgique, l'autorité de contrôle compétente est l'Autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

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Site web : https://www.dataprotectionauthority.be

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Coordonnées :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

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Exercice de vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la rubrique 'Contact'.

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Afin de vérifier votre identité lorsque vous souhaitez exercer ces droits, nous pouvons vous demander de nous envoyer une copie du recto de votre carte d'identité. Le numéro de registre national et la photo figurant sur votre carte d'identité électronique ne seront pas conservés par nous. Nous vous conseillons vivement de « masquer » le numéro de registre national et la photo avant de nous transmettre une copie de votre carte d'identité électronique.

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Vous pouvez exercer les droits susmentionnés gratuitement, à moins que votre demande ne soit manifestement infondée ou excessive (par exemple en raison de son caractère répétitif). Dans de tels cas, nous serons en droit de vous facturer des frais raisonnables ou de refuser de donner suite à votre demande.

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Conservation de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre la finalité visée. Vous devez tenir compte du fait que de nombreux délais de conservation (légaux) ont pour conséquence que les données personnelles doivent rester stockées. Lorsqu'il n'existe aucune obligation de conserver les données, celles-ci seront supprimées de manière routinière une fois que la finalité pour laquelle elles ont été collectées aura été accomplie.

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De plus, nous pouvons conserver vos données personnelles si vous nous avez donné votre consentement à cet effet ou si nous pouvons avoir besoin de ces données dans le cadre d'une action en justice. Dans ce dernier cas, nous devons utiliser certaines données personnelles comme preuves. À cette fin, nous conservons certaines données personnelles, conformément aux délais de prescription applicables, qui peuvent aller jusqu'à trente ans ; toutefois, le délai de prescription habituel en matière de créances personnelles est de dix ans.

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Sources de vos données personnelles

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez spontanément. Si des données personnelles supplémentaires sont requises, nous vous informerons si vous êtes ou non obligé de les communiquer et quelles sont les conséquences si vous ne les communiquez pas. Le défaut de communication de données personnelles peut entraîner notre incapacité à vous fournir nos services.

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Catégories de destinataires

Au sein de notre organisation, nous veillons à ce que vos données personnelles ne soient accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs obligations contractuelles et légales.

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Nous ne divulguerons vos données personnelles à des tiers que conformément aux dispositions légales ou si vous avez donné votre consentement. Dans certains cas, nos employés sont assistés par des prestataires de services externes dans l'accomplissement de leurs tâches.

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De plus, nous ne transférons pas de données personnelles à des tiers, sauf si nous y sommes obligés en vertu de dispositions légales (par exemple, transfert à des autorités gouvernementales telles que les autorités de surveillance ou d'application de la loi).

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En particulier, nous identifions les catégories de destinataires suivantes :

1. Les autorités gouvernementales ou réglementaires lorsque cela est demandé dans le cadre du respect d'un jugement ou d'un décret, d'une législation, d'une réglementation, d'une norme ou d'une procédure juridique ;

2. Les prestataires de services externes qui nous permettent de vous fournir les fonctionnalités des sites web ;

3. Les conseillers et consultants externes (juridiques et financiers).

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Transfert vers des pays tiers en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »)

Nous ne transférerons vos données personnelles à des sous-traitants ou à des responsables du traitement dans des pays tiers que dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés.

Dans la mesure où de tels transferts sont nécessaires, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir que vos données personnelles bénéficient d'une protection élevée et que tous les transferts de données personnelles en dehors de l'EEE s'effectuent de manière licite.

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Sécurité de vos données personnelles

La sécurité de vos données personnelles est une préoccupation importante pour nous. Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables et adéquates pour protéger vos données personnelles contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées.

Malheureusement, la transmission d'informations via Internet n'est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles que vous nous transmettez via Internet. Toute transmission de données personnelles s'effectue à vos propres risques.

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Questions ou réclamations ?

Nous nous efforçons de protéger de manière sécurisée votre vie privée et vos données personnelles. Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous en informer via nos coordonnées mentionnées ci-dessus dans la rubrique 'Contact'.

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Modifications

En réponse aux retours reçus ou pour refléter les changements apportés à nos activités de traitement, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous invitons donc à toujours consulter la dernière version de cette politique de confidentialité sur nos sites web.