De laatste budgetupdate dateert van 2021, maar onze mobiliteit draait top! Of toch niet?

Het einde van het jaar nadert. Budgetten worden besproken, kosten onder de loep genomen en plannen voor volgend jaar gemaakt. Maar staat het wagenpark eigenlijk ook op de agenda?

Het is weer budgetseizoen!

Oktober, november, december. In heel wat bedrijven zijn dit traditioneel de maanden waarin de budgetten voor het volgende jaar worden besproken.

Personeelskosten, investeringen, IT, marketing, operationele uitgaven... Alles wordt kritisch bekeken. Waar kunnen we optimaliseren? Welke kosten stijgen? En welke budgetten moeten worden aangepast?

Maar hoe zit het met mobiliteit?

De bedrijfswagens rijden, de medewerkers zijn tevreden en de maandelijkse leasefacturen worden netjes betaald. Alles onder controle, toch?

Misschien wel. Maar wanneer werden de mobiliteitsbudgetten voor het laatst écht kritisch bekeken?

Als het antwoord '2021' is, dan wordt het misschien tijd om daar verandering in te brengen.

'We hebben maar 10 bedrijfswagens'

Een wagenpark hoeft helemaal niet groot te zijn om een aanzienlijke kost te vertegenwoordigen.

Neem een bedrijf met 10 bedrijfswagens en een gemiddelde Total Cost of Ownership (TCO) van €700 per wagen per maand.

Dat betekent:

• €700 per wagen per maand

• €7.000 voor het volledige wagenpark per maand

• €84.000 op jaarbasis

En dat voor een vloot van 'maar' 10 wagens.

Bij 25 wagens spreken we met dezelfde gemiddelde TCO al over €210.000 per jaar. En bij 50 wagens loopt dat bedrag op tot €420.000.

Uiteraard zijn dit illustratieve bedragen. De werkelijke TCO hangt af van onder andere het type voertuig, de looptijd, het aantal kilometers en de fiscaliteit.

Maar het toont wel aan dat mobiliteit, ook bij kleinere bedrijven, een serieuze budgetpost is.

En toch wordt deze niet altijd met dezelfde aandacht bekeken als andere grote bedrijfsuitgaven.

Een kostenpost van €84.000 per jaar? Dat is het bekijken waard, toch?

2021 belde. Ze willen hun mobiliteitsbudget terug.

De wereld van bedrijfswagens is de afgelopen vijf jaar behoorlijk veranderd.

Elektrische wagens hebben een steeds grotere plaats ingenomen binnen het bedrijfswagenpark. Laadinfrastructuur, thuisladen en terugbetalingen zijn voor veel bedrijven dagelijkse realiteit geworden. Ook de fiscale spelregels en de kostenstructuur zijn geëvolueerd.

Toch zien we dat bepaalde bedrijven nog steeds werken met mobiliteitsbudgetten en afspraken die jaren geleden werden vastgelegd.

En dat hoeft niet noodzakelijk een probleem te zijn. Tenminste, als die budgetten nog aansluiten bij de huidige realiteit.

Maar werd dat recent nog gecontroleerd?

Zijn de budgetcategorieën nog realistisch? Worden de juiste voertuigen aangeboden? Zijn de kilometercontracten nog afgestemd op het werkelijke gebruik? En wat kost die mobiliteit vandaag écht?

Een budget dat in 2021 correct was, is daarom niet automatisch een goed budget voor 2027.

De leaseprijs is niet het volledige verhaal

Bij het bespreken van een mobiliteitsbudget wordt vaak eerst naar de maandelijkse leaseprijs gekeken. Logisch, want dat is een duidelijk en terugkerend bedrag.

Maar de goedkoopste leaseprijs betekent niet noodzakelijk de laagste totale kost.

Fiscaliteit, energieverbruik, verzekeringen, onderhoud en andere kosten spelen allemaal een rol in het uiteindelijke kostenplaatje.

Daarom is het belangrijk om naar de Total Cost of Ownership (TCO) te kijken en niet alleen naar de maandelijkse leasefactuur.

En zelfs dan is het verhaal nog niet volledig.

Want hoeveel tijd besteden HR, Finance of andere medewerkers aan het beheer van de vloot?

Denk aan vragen van bestuurders, schadegevallen, factuurcontroles, contractverlengingen en de opvolging van laadkosten.

Die interne beheerkosten worden vaak niet meegenomen in het mobiliteitsbudget, terwijl ze wel degelijk een impact hebben op de werking van het bedrijf.

Een wagenpark kan dus perfect functioneren, terwijl er achter de schermen nog heel wat ruimte voor optimalisatie bestaat.

Een budgetbespreking is het ideale moment om ook je carpolicy te evalueren

Het vastleggen van de budgetten voor 2027 is een uitstekend moment om wat verder te kijken dan enkel de cijfers. Want een mobiliteitsbudget en een carpolicy gaan hand in hand.

Een carpolicy bepaalt onder andere welke voertuigen medewerkers kunnen kiezen, binnen welke budgetten en onder welke voorwaarden.

Maar als die afspraken al enkele jaren niet meer werden geëvalueerd, sluiten ze dan nog aan bij de huidige markt?

Misschien kunnen bepaalde voertuigcategorieën anders worden samengesteld. Misschien zijn er mogelijkheden om kosten te optimaliseren zonder aan het comfort van medewerkers te raken.

Of misschien blijkt uit de analyse gewoon dat het huidige beleid nog steeds uitstekend werkt.

Ook dat is een waardevolle conclusie.

Het doel is niet om koste wat het kost te besparen, maar om bewuste keuzes te maken op basis van actuele cijfers.

Vijf vragen voor de budgetbespreking van 2027

Staat mobiliteit binnenkort op de agenda? Dan zijn dit vijf vragen die zeker niet mogen ontbreken.

1. Wat is onze werkelijke jaarlijkse fleetkost?

Hebben we zicht op de volledige TCO van ons wagenpark, of kijken we vooral naar de leasefacturen?

2. Zijn onze huidige mobiliteitsbudgetten nog marktconform?

Sluiten de budgetten nog aan bij de beschikbare voertuigen, de fiscaliteit en onze verwachtingen?

3. Passen onze contracten nog bij het werkelijke gebruik?

Zijn de kilometercontracten en looptijden afgestemd op hoe medewerkers vandaag hun voertuigen gebruiken?

4. Hoe efficiënt verloopt ons interne fleetbeheer?

Hoeveel tijd besteden onze medewerkers hieraan en kan dit slimmer worden georganiseerd?

5. Wanneer hebben we onze leveranciers voor het laatst kritisch geëvalueerd?

Zijn de tarieven en voorwaarden nog competitief? En krijgen we de service waarvoor we betalen?

Niet op elke vraag meteen een antwoord hebben, is geen ramp. Maar het toont wel aan waar bijkomend inzicht nuttig kan zijn.

Maak van 2027 het jaar waarin je opnieuw grip krijgt op je mobiliteitskosten

Een goed wagenparkbeheer betekent niet dat je voortdurend van leveranciers moet veranderen, budgetten moet verlagen of je volledige carpolicy moet herschrijven.

Het betekent vooral dat je weet wat je wagenpark kost, waarom het dat kost en waar er eventueel mogelijkheden zijn om efficiënter te werken.

En daarvoor hoeft een wagenpark niet uit honderden voertuigen te bestaan.

Zelfs bij 10 wagens kan een kritische analyse waardevol zijn.

Bij Fleetastic helpen we bedrijven om die inzichten te verkrijgen. Van een strategische analyse van het mobiliteitsbudget en de carpolicy tot de dagelijkse operationele opvolging van het wagenpark.

Want mobiliteit moet niet alleen goed draaien. Ze moet ook financieel en operationeel onder controle zijn.

Dus wanneer de budgetten voor 2027 binnenkort op tafel komen, vergeet dan ook je wagenpark niet.

Misschien blijkt alles nog perfect te kloppen.

Of misschien is het hoog tijd voor een update sinds 2021!