Tank- en laadkosten bedrijfswagens controleren na de zomer

De zomervakantie zit erop. De bedrijfswagens rijden opnieuw hun vertrouwde routes en HR-, finance- en fleetverantwoordelijken richten hun blik alweer op het najaar.

Toch is september ook een goed moment voor een eenvoudige controle binnen je wagenparkbeheer: zijn alle tank- en laadbeurten tijdens de zomer correct afgerekend?

Tijdens vakantieperiodes wordt een bedrijfswagen vaker privé gebruikt, zijn bestuurders vaker in het buitenland en wordt er geladen of getankt op plaatsen die afwijken van het normale patroon. Daardoor kunnen er sneller fouten of onbedoelde privékosten op de tank- of laadkaart terechtkomen.

Dat hoeft helemaal geen bewuste fout van de bestuurder te zijn. Op een tankstation in Zuid-Frankrijk, met de kinderen ongeduldig op de achterbank, is de verkeerde kaart snel bovengehaald.

Een korte controle na de zomer kan daarom heel wat duidelijkheid brengen.

Waarom tank- en laadkosten tijdens de vakantie extra aandacht verdienen

Tijdens het jaar is het verbruik van een bedrijfswagen meestal redelijk voorspelbaar: woon-werkverkeer, klantenbezoeken, laden thuis of op kantoor en terugkerende verplaatsingen.

In juli en augustus verandert dat patroon.

Denk bijvoorbeeld aan:

• lange ritten naar het buitenland;

• laadbeurten aan openbare snelladers met hogere tarieven;

• partners of gezinsleden die met de bedrijfswagen rijden;

• tank- of laadkaarten die per ongeluk voor een ander voertuig worden gebruikt;

• hogere volumes zonder een evenredige stijging van het aantal gereden kilometers.

Een hoger verbruik tijdens de zomer is dus niet automatisch verdacht. Het is vooral belangrijk om afwijkingen te herkennen en te kunnen verklaren.

5 afwijkingen die je eenvoudig kunt controleren

1. Tank- en laadbeurten in het buitenland

Begin met een overzicht van alle transacties buiten België.

In exports van tankkaart- en laadpasproviders kun je meestal filteren op land, locatie of landcode. Zo zie je snel welke bestuurders tijdens juli en augustus in het buitenland hebben getankt of geladen.

Een buitenlandse transactie hoeft uiteraard geen probleem te zijn. De vraag is vooral of ze past binnen de afspraken van je car policy.

Tip: maak vooraf duidelijk of de tank- of laadkaart tijdens privévakanties in het buitenland gebruikt mag worden. Zo vermijd je discussies achteraf.

2. Onverklaarbaar hoge volumes

Kijk niet alleen naar het bedrag op de factuur, maar vooral naar het aantal liters of kWh.

Een hogere laadkost kan perfect verklaarbaar zijn wanneer een bestuurder tijdens zijn vakantie veel gebruikmaakt van dure snellaadstations. Maar wanneer het energie- of brandstofvolume sterk stijgt terwijl het aantal gereden kilometers nauwelijks verandert, is verder onderzoek aangewezen.

Tip: vergelijk het verbruik indien mogelijk met de kilometerstand. De verhouding tussen kilometers en liters/kWhvertelt vaak meer dan het totale bedrag.

3. Transacties tijdens weekends en verlofperiodes

Leg de transactiedata naast de verlofperiodes van de bestuurder.

Een tank- of laadbeurt tijdens een vakantie is op zich niet noodzakelijk verkeerd, zeker wanneer privégebruik van de bedrijfswagen toegestaan is. Maar het is wel een nuttig controlepunt wanneer de onderneming bepaalde privékosten uitsluit.

Tip: werk met uitzonderingen. Je hoeft niet elke transactie manueel te controleren. Filter bijvoorbeeld eerst op transacties tijdens verlofperiodes, in het buitenland of boven een bepaald volume.

4. Meerdere transacties kort na elkaar

Nog een interessant controlepunt: tank- of laadbeurten die ongewoon snel op elkaar volgen.

Twee volledige tankbeurten binnen een zeer korte periode kunnen bijvoorbeeld wijzen op het gebruik van dezelfde tankkaart voor verschillende voertuigen.

Ook hier geldt: een afwijking is geen bewijs van misbruik. Het is vooral een reden om even te controleren.

5. Gebruik van de kaart voor een ander voertuig

Bij gezinnen met zowel een bedrijfswagen als een privéwagen kan tijdens vakanties van voertuig worden gewisseld, maar niet altijd van betaalkaart.

Dat kan onbewust gebeuren, maar zorgt er wel voor dat kosten bij de verkeerde partij terechtkomen.

Tip: controleer bij brandstofkaarten niet alleen het totale volume, maar ook of een tankbeurt realistisch is ten opzichte van de tankinhoud van het voertuig.

Zo voer je in september een snelle controle uit

Je hoeft van deze controle geen groot administratief project te maken. Met een gerichte aanpak kun je de opvallendste afwijkingen relatief snel identificeren.

Stap 1: exporteer de tank- en laadhistoriek van juli en augustus.Vraag een overzicht op per bestuurder, voertuig of kaart.

Stap 2: vergelijk transacties met verlofperiodes.Zo kun je gericht zoeken naar afwijkend gebruik tijdens vakanties.

Stap 3: filter buitenlandse transacties.Controleer vervolgens of deze passen binnen de afspraken van de onderneming.

Stap 4: vergelijk volume met gereden kilometers.Kijk naar liters en kWh in plaats van uitsluitend naar de totale kostprijs.

Stap 5: zoek naar uitzonderlijke patronen.Denk aan meerdere transacties op één dag, uitzonderlijk grote volumes of transacties die kort na elkaar plaatsvinden.

Stap 6: bespreek twijfelgevallen met de bestuurder.Vertrek niet automatisch vanuit misbruik. Een korte, neutrale vraag is meestal voldoende om te achterhalen wat er gebeurd is.

Leg de afspraken ook duidelijk vast in je car policy

Controle achteraf is nuttig, maar duidelijke afspraken vooraf zijn nog belangrijker.

Een goede car policy geeft daarom een helder antwoord op vragen zoals:

• Mag de tankkaart privé gebruikt worden?

• Mag dat ook tijdens een buitenlandse vakantie?

• Geldt hetzelfde voor de laadkaart?

• Zijn buitenlandse laad- en tankkosten volledig ten laste van de werkgever?

• Mag een partner met de bedrijfswagen rijden?

• Wat gebeurt er wanneer de kaart per ongeluk voor een privévoertuig wordt gebruikt?

• Hoe worden foutieve transacties terugbetaald?

Hoe duidelijker de afspraken, hoe minder tijd HR, finance of fleet achteraf moet besteden aan discussies en correcties.

Waarom verbruikscontrole meer is dan een kwestie van enkele euro's

Een foutieve laadbeurt van €60 lijkt misschien geen prioriteit. Bij een wagenpark van twintig, vijftig of honderd voertuigen kunnen kleine afwijkingen samen echter een aanzienlijk bedrag vormen.

Maar er is nog een belangrijker aspect: consistent wagenparkbeheer.

Wanneer afspraken uit de car policy niet worden opgevolgd, ontstaat onduidelijkheid. Wat bij één bestuurder wordt toegestaan, wordt al snel als normaal beschouwd door anderen.

Daarnaast is het belangrijk dat kosten correct worden toegewezen en gedocumenteerd, onder meer met het oog op boekhoudkundige en fiscale verwerking.

Van jaarlijkse controle naar structureel wagenparkbeheer

Het echte probleem is meestal niet dat bedrijven deze controles onbelangrijk vinden. Het probleem is dat niemand tijd heeft om iedere maand honderden tank- en laadtransacties uit te pluizen.

Daarom is het interessanter om niet alleen na de zomervakantie te controleren, maar afwijkend verbruik structureel op te volgen.

Bij Fleetastic nemen we dit soort controles mee binnen het operationeel wagenparkbeheer. We volgen tank- en laadverbruik op, signaleren afwijkende patronen en helpen ervoor zorgen dat afspraken uit de car policy ook in de praktijk worden toegepast.

Zo hoeft HR, finance of de zaakvoerder niet telkens zelf achter facturen, bestuurders en uitzonderingen aan te gaan.

Wie controleert jouw wagenpark?

September is een ideaal moment om de tank- en laadbeurten van de zomer even onder de loep te nemen. Maar misschien is de interessantere vraag:

Wie volgt dit de overige elf maanden van het jaar op?

Fleetastic ondersteunt bedrijven bij het operationeel en strategisch beheer van hun wagenpark. Van tank- en laadkosten en bestuurdersvragen tot bestellingen, contracten, leveranciers en car policy.

Benieuwd waar er binnen jouw wagenpark tijd of kosten verloren gaan?

Neem contact op met Fleetastic voor een vrijblijvend gesprek.