Contrôler les frais de carburant et de recharge après l’été.
Les vacances d’été sont terminées. Les voitures de société ont repris leurs trajets habituels et les responsables RH, finance et fleet se concentrent déjà sur les prochains mois.
Septembre est pourtant aussi le moment idéal pour effectuer un contrôle simple dans le cadre de votre gestion de flotte automobile : tous les pleins de carburant et toutes les recharges effectués pendant l’été ont-ils été correctement facturés ?
Pendant les vacances, les voitures de société sont davantage utilisées à titre privé, les conducteurs se déplacent plus souvent à l’étranger et les pleins ou recharges sont effectués à des endroits qui sortent des habitudes.
Des dépenses privées peuvent donc plus facilement se retrouver, parfois par inadvertance, sur la carte carburant ou la carte de recharge.
Il ne s’agit pas nécessairement d’une erreur volontaire du conducteur. Dans une station-service du sud de la France, avec les enfants impatients sur la banquette arrière, on sort rapidement la mauvaise carte de son portefeuille.
Un contrôle rapide après l’été peut donc apporter beaucoup de clarté.
Pourquoi les frais de carburant et de recharge méritent une attention particulière pendant les vacances
Pendant l’année, la consommation d’une voiture de société est généralement assez prévisible : trajets domicile-travail, visites chez les clients, recharge à domicile ou au bureau et déplacements récurrents.
En juillet et août, ce schéma change.
Pensez notamment à :
de longs trajets à l’étranger ;
des recharges sur des bornes rapides publiques, souvent plus coûteuses ;
un conjoint ou un membre de la famille qui utilise occasionnellement la voiture de société ;
une carte carburant ou de recharge utilisée par erreur pour un autre véhicule ;
une consommation plus élevée sans augmentation proportionnelle du kilométrage.
Une consommation plus importante pendant l’été n’est donc pas automatiquement suspecte. L’essentiel est de détecter les écarts et de pouvoir les expliquer.
5 anomalies faciles à contrôler
1. Pleins et recharges à l’étranger
Commencez par établir un aperçu de toutes les transactions effectuées en dehors de la Belgique.
Les exports des fournisseurs de cartes carburant et de cartes de recharge permettent généralement de filtrer par pays, localisation ou code pays. Vous identifiez ainsi rapidement les conducteurs qui ont fait le plein ou rechargé leur véhicule à l’étranger en juillet et août.
Une transaction à l’étranger n’est évidemment pas nécessairement problématique. La question est surtout de savoir si elle respecte les règles prévues dans votre car policy.
Conseil : précisez à l’avance si la carte carburant ou la carte de recharge peut être utilisée lors de déplacements privés à l’étranger. Vous éviterez ainsi les discussions par la suite.
2. Des volumes anormalement élevés
Ne regardez pas uniquement le montant de la facture. Analysez également le nombre de litres ou de kWh consommés.
Un coût de recharge plus élevé peut parfaitement s’expliquer par l’utilisation de bornes de recharge rapide plus coûteuses pendant les vacances. En revanche, si la consommation d’énergie ou de carburant augmente fortement sans évolution comparable du kilométrage, une vérification supplémentaire peut être utile.
Conseil : comparez si possible la consommation avec le kilométrage. Le rapport entre les kilomètres parcourus et les litres/kWh consommés est souvent plus révélateur que le montant total.
3. Transactions pendant les week-ends et les périodes de congé
Comparez les dates des transactions avec les périodes de congé du conducteur.
Un plein ou une recharge pendant les vacances n’est pas nécessairement incorrect, surtout si l’utilisation privée de la voiture de société est autorisée. Cela reste toutefois un point de contrôle intéressant lorsque l’entreprise exclut certaines dépenses privées.
Conseil : travaillez par exception. Il n’est pas nécessaire de contrôler manuellement chaque transaction. Filtrez d’abord les opérations réalisées pendant les congés, à l’étranger ou dépassant un certain volume.
4. Plusieurs transactions dans un court laps de temps
Autre point de contrôle intéressant : les pleins ou recharges effectués à des intervalles inhabituellement courts.
Deux pleins complets sur une période très courte peuvent, par exemple, indiquer que la même carte carburant a été utilisée pour plusieurs véhicules.
Ici encore, une anomalie ne constitue pas une preuve d’abus. C’est simplement une raison de vérifier.
5. Utilisation de la carte pour un autre véhicule
Dans les ménages disposant à la fois d’une voiture de société et d’un véhicule privé, il arrive que l’on change de voiture pendant les vacances… mais pas de carte de paiement.
Cela peut être totalement involontaire, mais les frais sont alors imputés à la mauvaise partie.
Conseil : pour les cartes carburant, vérifiez non seulement le volume total, mais également si la quantité de carburant est réaliste par rapport à la capacité du réservoir du véhicule.
Comment effectuer un contrôle rapide en septembre ?
Ce contrôle ne doit pas devenir un grand projet administratif. Une approche ciblée permet d’identifier rapidement les principales anomalies.
Étape 1 : exportez l’historique des pleins et des recharges de juillet et août.Demandez un aperçu par conducteur, véhicule ou carte.
Étape 2 : comparez les transactions avec les périodes de congé.Vous pourrez ainsi identifier plus facilement les utilisations inhabituelles pendant les vacances.
Étape 3 : filtrez les transactions effectuées à l’étranger.Vérifiez ensuite si elles correspondent aux règles de l’entreprise.
Étape 4 : comparez la consommation avec le kilométrage.Analysez les litres et les kWh plutôt que de vous limiter au coût total.
Étape 5 : recherchez les comportements inhabituels.Par exemple : plusieurs transactions le même jour, des volumes exceptionnellement élevés ou des opérations effectuées à très peu de temps d’intervalle.
Étape 6 : discutez des cas douteux avec le conducteur.Ne partez pas automatiquement du principe qu’il s’agit d’un abus. Une question courte et neutre suffit généralement à comprendre ce qui s’est passé.
Clarifiez également les règles dans votre car policy
Contrôler après coup est utile. Mais des règles claires dès le départ le sont encore davantage.
Une bonne car policy doit notamment répondre aux questions suivantes :
La carte carburant peut-elle être utilisée à titre privé ?
Est-ce également autorisé pendant des vacances à l’étranger ?
Les mêmes règles s’appliquent-elles à la carte de recharge ?
Les frais de carburant et de recharge à l’étranger sont-ils entièrement pris en charge par l’employeur ?
Le conjoint ou partenaire peut-il conduire la voiture de société ?
Que se passe-t-il lorsque la carte est utilisée par erreur pour un véhicule privé ?
Comment les transactions incorrectes doivent-elles être remboursées ?
Plus les règles sont claires, moins les RH, la finance ou le responsable fleet devront consacrer du temps aux discussions et corrections par la suite.
Pourquoi le contrôle de la consommation ne se résume pas à quelques euros
Un plein incorrect de 60 € ne semble peut-être pas prioritaire. Mais pour une flotte de vingt, cinquante ou cent véhicules, les petites anomalies peuvent rapidement représenter un montant significatif.
Il y a toutefois un enjeu encore plus important : une gestion de flotte cohérente.
Lorsque les règles de la car policy ne sont pas suivies, une zone grise s’installe. Ce qui est accepté pour un conducteur peut rapidement être considéré comme normal par les autres.
Il est également important que les coûts soient correctement attribués et documentés, notamment pour leur traitement comptable et fiscal.
Du contrôle annuel à une gestion de flotte structurelle
Le véritable problème n’est généralement pas que les entreprises considèrent ces contrôles comme inutiles. Le problème est que personne n’a le temps d’analyser chaque mois des centaines de transactions de carburant et de recharge.
Il est donc plus intéressant de ne pas contrôler uniquement après les vacances d’été, mais de suivre structurellement les consommations inhabituelles.
Chez Fleetastic, nous intégrons ce type de contrôle dans notre gestion opérationnelle de flotte. Nous suivons la consommation de carburant et d’électricité, identifions les schémas inhabituels et veillons à ce que les règles de la car policy soient également appliquées dans la pratique.
Les RH, la finance ou la direction ne doivent ainsi plus courir après les factures, les conducteurs et les exceptions.
Qui contrôle votre flotte ?
Septembre est le moment idéal pour examiner les pleins et les recharges effectués pendant l’été. Mais la question la plus intéressante est peut-être :
Qui s’en occupe pendant les onze autres mois de l’année ?
Fleetastic accompagne les entreprises dans la gestion opérationnelle et stratégique de leur flotte automobile. Des frais de carburant et de recharge aux questions des conducteurs, en passant par les commandes, les contrats, les fournisseurs et la car policy.
Vous souhaitez savoir où votre flotte vous fait perdre du temps ou de l’argent ?
Contactez Fleetastic pour un entretien sans engagement.
Commentaires