Notre budget mobilité n’a pas été revu depuis 2021, mais tout roule ! Vraiment ?

La fin de l’année approche. Les budgets sont discutés, les coûts sont passés au crible et les projets pour l’année prochaine prennent forme. Mais votre flotte automobile figure-t-elle également à l’ordre du jour ?

C’est à nouveau la saison des budgets !

Octobre, novembre, décembre. Dans de nombreuses entreprises, ce sont traditionnellement les mois durant lesquels les budgets de l’année suivante sont discutés.

Frais de personnel, investissements, informatique, marketing, dépenses opérationnelles… Tout est examiné de près. Où pouvons-nous optimiser ? Quels coûts augmentent ? Et quels budgets doivent être adaptés ?

Mais qu’en est-il de la mobilité ?

Les voitures de société roulent, les collaborateurs sont satisfaits et les factures mensuelles de leasing sont payées dans les délais. Tout est sous contrôle, n’est-ce pas ?

Peut-être. Mais quand avez-vous réellement réexaminé vos budgets de mobilité pour la dernière fois ?

Si la réponse est "2021", il est peut-être temps d’y remédier.

"Nous n’avons que 10 voitures de société"

Une flotte automobile n’a pas besoin d’être importante pour représenter un coût considérable.

Prenons l’exemple d’une entreprise disposant de 10 voitures de société, avec un coût total de possession (Total Cost of Ownership ou TCO) moyen de €700 par véhicule et par mois.

Cela représente :

• €700 par véhicule et par mois

• €7.000 par mois pour l’ensemble de la flotte

• €84.000 par an

Et cela pour une flotte de "seulement" 10 véhicules.

Avec 25 véhicules, sur la base du même TCO moyen, nous parlons déjà de €210.000 par an. Et avec 50 véhicules, ce montant atteint €420.000.

Bien entendu, ces chiffres sont donnés à titre d’exemple. Le TCO réel dépend notamment du type de véhicule, de la durée du contrat, du kilométrage et de la fiscalité.

Ils montrent néanmoins que la mobilité représente un poste budgétaire important, même pour les petites entreprises.

Pourtant, ce poste ne bénéficie pas toujours de la même attention que les autres dépenses importantes de l’entreprise.

Une dépense annuelle de €84.000? Cela mérite tout de même qu’on s’y intéresse de plus près, non ?

2021 a appelé. Elle voudrait récupérer son budget mobilité.

Le monde des voitures de société a considérablement évolué au cours des cinq dernières années.

Les véhicules électriques occupent une place de plus en plus importante dans les flottes automobiles. Les infrastructures de recharge, la recharge à domicile et les remboursements des frais de recharge font désormais partie du quotidien de nombreuses entreprises. Les règles fiscales et les structures de coûts ont également évolué.

Pourtant, nous constatons que certaines entreprises fonctionnent encore avec des budgets de mobilité et des accords définis il y a plusieurs années.

Et ce n’est pas nécessairement un problème. Du moins, si ces budgets correspondent toujours à la réalité actuelle.

Mais cela a-t-il été vérifié récemment ?

Les catégories budgétaires sont-elles toujours réalistes ? Les véhicules proposés sont-ils toujours adaptés ? Les contrats kilométriques correspondent-ils encore à l’utilisation réelle ? Et combien coûte réellement la mobilité aujourd’hui ?

Un budget qui était adapté en 2021 ne l’est pas automatiquement pour 2027.

Le prix du leasing ne raconte pas toute l’histoire

Lorsqu’on discute d’un budget de mobilité, le premier élément examiné est souvent la mensualité de leasing. C’est logique, puisqu’il s’agit d’un montant clair et récurrent.

Mais la mensualité de leasing la plus basse ne signifie pas nécessairement le coût total le plus faible.

La fiscalité, la consommation d’énergie, les assurances, l’entretien et d’autres dépenses entrent tous en ligne de compte dans le coût final.

C’est pourquoi il est important de considérer le Total Cost of Ownership (TCO), plutôt que de se concentrer uniquement sur la facture mensuelle de leasing.

Et même dans ce cas, l’analyse n’est pas encore complète.

Combien de temps les équipes RH, Finance ou d’autres collaborateurs consacrent-ils à la gestion de la flotte ?

Pensons aux questions des conducteurs, à la gestion des sinistres, au contrôle des factures, aux renouvellements de contrats ou encore au suivi des frais de recharge.

Ces coûts de gestion interne sont souvent oubliés dans les budgets de mobilité, alors qu’ils ont un impact réel sur le fonctionnement de l’entreprise.

Une flotte automobile peut donc fonctionner parfaitement en apparence, tout en présentant encore de nombreuses possibilités d’optimisation en coulisses.

La préparation des budgets est le moment idéal pour réévaluer votre car policy

La définition des budgets pour 2027 est une excellente occasion de regarder au-delà des chiffres. Après tout, le budget mobilité et la car policy vont de pair.

Une car policy détermine notamment quels véhicules les collaborateurs peuvent choisir, dans quelles limites budgétaires et à quelles conditions.

Mais si ces règles n’ont pas été réévaluées depuis plusieurs années, correspondent-elles encore aux réalités du marché actuel ?

Peut-être que certaines catégories de véhicules pourraient être organisées différemment. Peut-être existe-t-il des possibilités d’optimiser les coûts sans compromettre le confort des collaborateurs.

Ou peut-être que l’analyse confirmera simplement que la politique actuelle fonctionne toujours parfaitement.

C’est également une conclusion précieuse.

L’objectif n’est pas de réduire les coûts à tout prix, mais de prendre des décisions éclairées sur la base de chiffres actualisés.

Cinq questions à se poser lors de la préparation du budget 2027

La mobilité figure-t-elle prochainement à l’ordre du jour de vos discussions budgétaires ? Voici cinq questions à ne surtout pas oublier.

1. Quel est le coût annuel réel de notre flotte ?

Avons-nous une vue complète du TCO de notre flotte automobile ou nous concentrons-nous principalement sur les factures de leasing ?

2. Nos budgets de mobilité actuels sont-ils toujours en adéquation avec le marché ?

Nos budgets correspondent-ils encore aux véhicules disponibles, aux règles fiscales actuelles et à nos attentes ?

3. Nos contrats correspondent-ils toujours à l’utilisation réelle ?

Les kilométrages contractuels et les durées des contrats sont-ils adaptés à la manière dont les collaborateurs utilisent leurs véhicules aujourd’hui ?

4. Quelle est l’efficacité de notre gestion interne de flotte ?

Combien de temps nos collaborateurs consacrent-ils aux tâches liées à la flotte et pourrait-on organiser ces activités de manière plus efficace ?

5. Quand avons-nous évalué nos fournisseurs de manière critique pour la dernière fois ?

Leurs tarifs et conditions sont-ils toujours compétitifs ? Et bénéficions-nous réellement du niveau de service pour lequel nous payons ?

Ne pas avoir immédiatement une réponse à chaque question n’est pas forcément problématique. Mais cela permet d’identifier les domaines dans lesquels une meilleure visibilité pourrait être utile.

Faites de 2027 l’année où vous reprenez le contrôle de vos coûts de mobilité

Une gestion efficace de flotte ne signifie pas qu’il faut constamment changer de fournisseurs, réduire les budgets ou réécrire entièrement sa car policy.

Il s’agit avant tout de savoir combien coûte votre flotte, pourquoi elle coûte ce montant et où se trouvent les éventuelles possibilités d’améliorer son efficacité.

Et pour cela, il n’est pas nécessaire de disposer d’une flotte de plusieurs centaines de véhicules.

Même avec seulement 10 véhicules, une analyse critique peut apporter des enseignements précieux.

Chez Fleetastic, nous aidons les entreprises à obtenir cette visibilité. De l’analyse stratégique des budgets de mobilité et des car policies à la gestion opérationnelle quotidienne de leur flotte automobile.

Parce qu’une flotte ne doit pas seulement bien fonctionner. Elle doit également être maîtrisée sur les plans financier et opérationnel.

Alors, lorsque les budgets 2027 seront prochainement sur la table, n’oubliez pas votre flotte automobile.

Peut-être que tout est encore parfaitement en ordre.

Ou peut-être est-il grand temps de procéder à cette mise à jour attendue depuis 2021 !